W ramach ostatniego zlecenia dla okręgu szkolnego zostaliśmy poproszeni o skrócenie czasu realizacji z pięciu tygodni do trzech tygodni. Na potrzeby tego artykułu będziemy to określać jako skrócenie umów o poziomie świadczonych usług (SLA). Jak na ironię, była to ponowna wizyta w tym samym obiekcie z dokładnie tym samym żądaniem, co sprawiło, że zaczęliśmy się zastanawiać, czy coś poszło nie tak po zleceniu z 2014 roku. Rekomendacją z pierwszej wizyty był dodatkowy pracownik i rozwiązanie web-to-print, które rzeczywiście skróciło średni SLA z pięciu tygodni do trzech tygodni.
Praca nad obniżeniem umów SLA jest skomplikowana z dwóch powodów:
Odkryliśmy dwie podstawowe przyczyny wydłużenia czasu realizacji zamówień: wzrastająca ilość materiałów oraz redukcja personelu, gdy sądzono, że po zakupie tabletów elektronicznych więcej materiałów dydaktycznych zostanie przeniesionych do alternatyw elektronicznych. Redukcja personelu miała bardziej dogłębny wpływ, ponieważ plan piętra lub fizyczny układ zakładu został zaprojektowany dla trzech pracowników z wyposażeniem umieszczonym w każdym z ich obszarów roboczych. Pracownik, z którym rozwiązano umowę, obsługiwał dwa urządzenia drukujące i urządzenie wykańczające, a odległość była zbyt duża, aby pozostali pracownicy mogli przejść się w celu skorzystania z tych innych drukarek.
W poniższej tabeli znajduje się stan obecny i cztery możliwe stany przyszłe. Znaki plus oznaczają miarę czasu. Wśród rozważanych opcji są do kontynuowania z istniejącego personelu, zatrudnić dodatkowych pracowników (1 FTE), przenieść sprzęt, aby lepiej dopasować pracowników (optymalizacja układu), dodać drugi lub podzielone zmiany, zatrudnić pracowników tymczasowych (na wezwanie personelu), i uaktualnić sprzęt.
Dla każdej opcji stworzono wskaźnik kosztów i korzyści. Przy stałym wzroście popytu na stronę o około 20% rocznie, wybrali opcję czwartą.